Zeg eens eerlijk: waar denk jij aan terwijl je dit leest? Is je hoofd voor de volle honderd procent bij dit blog, of spookt je to-do-lijst ook nog ergens door je gedachten? Grote kans dat dat laatste het geval is. Niet gek. Want multitasking, met meerdere dingen tegelijk bezig zijn, is iets wat de afgelopen jaren bij de mensheid er is ingeslopen. Met alle gevolgen van dien. Niet alleen geeft het onrust in je hoofd, ook werk je hierdoor (onbewust) minder efficiënt. De oplossing: multitasking vermijden en je werk meer mindful doen. We vertellen je hier graag meer over.
Multitasken: wat verstaan we daar precies onder?
Voordat we dieper ingaan op het vermijden van multitasking, is het goed om aan te halen wat we precies verstaan onder dit begrip. Want hoewel de letterlijke betekenis duidt op het uitvoeren van meerdere handelingen op hetzelfde moment, vatten wij hem tevens minder letterlijk op. Wat we hiermee bedoelen: ook als je taken door elkaar heen of vlak na elkaar uitvoert, is het multitasking. Als voorbeeld: als je bezig bent met de facturatie van je bedrijf en ondertussen om de zo veel tijd een chatbericht beantwoordt, dan ben je aan het multitasken.
Waarom multitasking uit den boze is
Waarom het volgens ons beter is om multitasken te vermijden? Daar hebben we een simpel antwoord op: je brein is hier niet voor gemaakt. Het lijkt alsof we meerdere taken tegelijkertijd kunnen uitvoeren, maar van nature kan ons brein maar één ding tegelijkertijd doen. Ben je met meerdere dingen tegelijkertijd bezig, dan dwing je je hersenen constant om te schakelen. Iets wat energie kost en mentale vermoeidheid in de hand werkt. Daarnaast heeft ons brein maar een beperkte capaciteit voor het uitvoeren van meerdere taken. Zo kan je twee taken vaak nog prima tegelijkertijd doen, maar komt er een derde taak bij, dan gaat de kwaliteit van wat we doen aanzienlijk omlaag.
Concentratieproblemen: de taken stapelen zich op
Je kunt je vast voorstellen dat een vermoeid brein zorgt voor concentratieproblemen en minder efficiëntie. Precies wat je niet kunt gebruiken op een overvolle werkdag. Je vinkt liever taken van je to-do-lijst af, dan dat ze zich opstapelen. Gaat aan het eind van je werkdag de gedachte ‘wat heb ik nu eigenlijk gedaan?’ door je hoofd, dan is de kans groot dat je je met te veel verschillende taken hebt beziggehouden.
Hoe je je brein zo min mogelijk uitput
Nu het duidelijk is waarom wij het afraden veel verschillende werkzaamheden op één dag te plannen, kunnen we door naar de hamvraag van dit blog: hoe doe je dat, multitasking vermijden? We kunnen begrijpen dat dit makkelijker is gezegd dan gedaan. Daarom geven we je tips en handvatten om hiermee aan de slag te gaan.
1. Koppel dezelfde soort taken aan elkaar
Dat je niet slechts één taak op een dag kunt doen, dat is logisch. Een dagplanning bestaat immers uit meerdere werkzaamheden. Hoe je er toch voor zorgt dat je brein zo min mogelijk overgang ervaart? Koppel dezelfde soort werkzaamheden aan elkaar en plan die op één dag. Je geeft iedere werkdag als het ware een ander thema. Als voorbeeld: bij DenkPro staan sommige dagen volledig in het teken van cliëntafspraken, terwijl we andere dagen besteden aan het doen van de administratie, de facturatie of de marketing.
In het boekje “the one thing“, van Gary Keller wordt deze manier van werken teruggebracht tot de vraag: “Wat is het ene ding dat ik vandaag kan doen waardoor andere taken gemakkelijker worden, of andere taken zelfs niet meer nodig zijn?”. Zo kan bijvoorbeeld het schrijven van een werkinstructie ervoor zorgen dat je minder vragen van medewerkers krijgt en minder terugkerende problemen moet oplossen.
2. Voorkom afleiding van meldingen
Dat is iets wat logisch klinkt, maar in de praktijk vaak lastig realiseerbaar blijkt te zijn. Niet gek ook. Het is immers menseigen dat je binnenkomende berichten niet kunt negeren. Lukt dit je wel? Dan ervaar je gegarandeerd heel wat meer efficiëntie op de werkvloer. Ga maar eens na: bij ieder bericht dat binnenkomt schiet je brein in de multitask-modus. Focus je je vervolgens weer op waarmee je bezig was, dan moeten je hersenen als het ware opnieuw opstarten. Dat kost energie.
Een goede tip is dan ook: sluit je mail- en chatbox en leg je telefoon uit het zicht tijdens het uitvoeren van een taak. Verander de beschrijving van je chatprofiel in iets in de trant van ‘niet storen’. Bij écht prangende vragen weten je collega’s je toch wel te bereiken. Door middel van een belletje bijvoorbeeld.
3. Plan focusblokken in
Waar we zojuist de essentie beschreven van het negeren van binnenkomende meldingen, geldt dit natuurlijk ook voor het voorkomen van mondelinge afleiding. Hiermee doelen we op collega’s die naast je bureau staan met een vraag. Natuurlijk is een kantoor bedoeld om interactie met collega’s te stimuleren en we snappen dat hen compleet negeren niet zo aardig is. Waarmee je wel zou kunnen experimenteren: leg een briefje, kaart of iets anders herkenbaars op je bureau, waarmee je aangeeft dat je je in een focusblok bevindt. Zo weten je collega’s dat je op dat moment geen afleiding wil. Omdat je brein niet telkens hoeft te schakelen, krijg je uiteindelijk meer gedaan.
Wat het je concreet oplevert: concentratie en mindfulness
Lukt het je om één focus aan te houden per dag? Zoals we al eerder aanhaalden, zul je ervaren dat dit ten goede komt aan je efficiëntie. We maken hierbij onderscheid tussen fysieke en mentale efficiëntie.
Fysiek: je krijgt meer voor elkaar
Een brein dat energiek is heeft minder concentratieproblemen. Je gaat hierdoor sneller te werk en werkzaamheden weet je vlot af te ronden. Met andere woorden: als je je focust op één soort taak per dag, krijg je uiteindelijk meer gedaan dan als je constant switcht van taak naar taak.
Mentaal: je bent meer in het hier en nu
Als we het hebben over mentale efficiëntie, dan doelen we op het bewust bezigzijn met een taak. Door je te richten op één werkzaamheid per dag, leef je meer in het hier en nu. Ook wel mindfulness genoemd. Vaak denken mensen bij mindfulness aan meditatie, maar mindfulness is ook een manier om met aandacht je leven te leven. Je mindful opstellen tijdens je werk heeft een positieve invloed op de kwaliteit van het werk dat je aflevert. Als voorbeeld: op dagen dat we cliëntafspraken hebben, zetten we bij DenkPro geen andere taken op de planning. Op die manier zorgen we ervoor dat we al onze aandacht kunnen storten op de cliënt. Ons hoofd is op dat moment nergens anders mee bezig.
Bovendien: mindfulness toepassen in je werk zorgt ervoor dat je een taak met meer plezier en rust doet. Je kunt je volledig ergens in verliezen, zonder vervelende stemmetjes in je achterhoofd die vertellen wat je nog meer moet doen.
DenkPro helpt je graag op weg
Denk jij dat het vermijden van multitasken jou kan helpen extra efficiënt te werken? Maar kun je hierbij wel een duwtje in de goede richting gebruiken? DenkPro helpt je graag op weg. Niet alleen begeleiden we je bij het maken van een efficiënte dagindeling. Ook gaan we in op de vraag: ‘wat is mindfulness precies?’. We geven je de handvatten om met mindfulness aan de slag te gaan, zodat je zo snel mogelijk profiteert van de voordelen. Neem contact met ons op, dan kijken we samen naar de mogelijkheden.